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El problema no es fichar, el problema es fichar una jornada que no existe.

Desde 2019, todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador. También deben conservar esos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Sin embargo, cualquiera que conozca mínimamente la realidad laboral sabe que entre la ley y la práctica todavía existe una distancia considerable.

Trabajadores que fichan la salida y continúan respondiendo correos. Comerciales que realizan llamadas desde casa. Personal administrativo que termina “solo una cosa más”. Responsables de equipo que permanecen conectados por WhatsApp fuera de su horario.

Minutos sueltos que, cuando se repiten cada día, terminan convirtiéndose en decenas o incluso cientos de horas al año.

¿Qué pretende cambiar el registro horario digital?

La reforma planteada por el Ministerio de Trabajo busca que el registro sea digital, objetivo, fiable y accesible. La propuesta contempla que cada anotación sea realizada personalmente por el trabajador, de forma directa e inmediata, y que cualquier modificación deje una huella clara de quién la efectuó y por qué.

También pretende registrar con mayor precisión:

- La hora y el minuto de entrada y salida.

- Las pausas que no sean tiempo de trabajo efectivo.

- El trabajo presencial y a distancia.

- Las horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.

- Las modificaciones realizadas sobre los fichajes.

- La totalización diaria y mensual de la jornada.

Además, el borrador prevé que la Inspección de Trabajo pueda acceder al sistema de manera inmediata, tanto presencialmente como de forma remota.

Esto cambia las reglas del juego.

Una hoja de cálculo completada al final del mes o una plantilla en la que todos los trabajadores entran y salen exactamente a la misma hora tendría difícil encaje en un sistema que exige inmediatez, trazabilidad y participación personal.

Conviene aclarar que esta regulación digital todavía no ha entrado en vigor. El proyecto de ley que incluía la reducción de jornada, el nuevo registro y la desconexión digital fue devuelto al Gobierno en septiembre de 2025. Posteriormente, el Ministerio impulsó un proyecto de real decreto específico para desarrollar el registro horario. Por tanto, hablamos de una reforma en tramitación, no de una obligación digital plenamente vigente.

Por qué pueden aparecer horas extra que hasta ahora eran invisibles

Pensemos en un caso sencillo:

Una trabajadora tiene horario de 9:00 a 18:00, con una hora para comer. Tres días por semana termina a las 19:00 porque debe cerrar informes y contestar mensajes de clientes.

El registro de la empresa, sin embargo, refleja ocho horas exactas todos los días.

Esa diferencia supone unas tres horas semanales. Si se mantiene durante cincuenta semanas, hablamos de aproximadamente 150 horas en un año.

Las horas extraordinarias deben pagarse, como mínimo, al mismo valor que la hora ordinaria o compensarse con descanso retribuido. Si no existe un pacto específico, la compensación mediante descanso debe producirse dentro de los cuatro meses siguientes.

Un registro digital bien configurado facilitaría detectar estas diferencias antes de que se conviertan en un conflicto. También permitiría identificar departamentos con sobrecarga, mandos que normalizan la disponibilidad permanente o puestos cuyas funciones no caben realmente dentro del horario contratado.

El reto principal para Recursos Humanos

Antes de implantar cualquier sistema, Recursos Humanos debería revisar qué se considera tiempo de trabajo en cada puesto, cómo se registran los desplazamientos, las pausas, la formación, el teletrabajo y las comunicaciones fuera de horario.

También conviene comprobar que nadie recibe instrucciones para fichar antes de terminar o modificar posteriormente su jornada. El borrador exige que las anotaciones se realicen sin presión y que las rectificaciones cuenten con la intervención del trabajador.

Digital tampoco significa biométrico. Utilizar huellas dactilares o reconocimiento facial implica tratar datos especialmente sensibles y exige cumplir condiciones muy estrictas. La Agencia Española de Protección de Datos considera estos sistemas de alto riesgo, por lo que no deberían adoptarse automáticamente cuando existen alternativas menos invasivas.

Qué puede hacer un trabajador ante un registro incorrecto

El trabajador debería registrar su horario real, solicitar copia de sus fichajes, comparar las horas realizadas con sus nóminas y conservar correos, mensajes, conexiones o documentos que permitan acreditar la actividad fuera de jornada.

También debe prestar atención a los plazos. Las reclamaciones económicas tienen, con carácter general, un plazo de un año desde que pudieron ejercitarse. Esperar puede provocar que parte de las cantidades quede fuera de la reclamación.

El registro horario digital no debería entenderse como una amenaza para las empresas. Bien utilizado, puede convertirse en una herramienta de prevención, transparencia y organización.

Pero también puede destapar algo que durante años ha permanecido oculto: que muchas jornadas no terminan cuando el trabajador ficha, sino cuando deja de recibir llamadas, correos y mensajes.

Y ese tiempo también cuenta.

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