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La época estival no solo implica menos carga laboral o vacaciones, sino también la existencia de oficinas prácticamente vacías o sin personal alguno en su totalidad, lo que puede convertirse en una problemática muy seria.

En muchas organizaciones, los sistemas de control de accesos físicos permanecen sin actualizar, como si no hubiera cambios en el día a día. Esto puede traducirse en accesos indebidos, errores en el registro horario o vulnerabilidades en la seguridad interna.

Desde Grupo SPEC, empresa especializada en soluciones digitales de control horario y accesos, alertan de la importancia de revisar y adaptar estos sistemas a la realidad estacional de cada compañía, tal y como comenta Marcelo Dos Reis, CEO del Grupo, "el verano es una época de alta rotación interna, en la que las dinámicas laborales se flexibilizan. No revisar los permisos de acceso puede tener consecuencias tanto operativas como legales".

Tres situaciones habituales en verano que requieren una revisión de accesos

- Jornadas intensivas y horarios reducidos: Si los accesos no se adaptan a los nuevos horarios, pueden producirse entradas o salidas fuera de los rangos permitidos, lo que afecta tanto a la seguridad como al control horario. Para ello, basta con programar rangos horarios coherentes con la jornada de verano y adaptarlos a los distintos perfiles del personal.

- Días de teletrabajo con credenciales activas: Si un empleado trabaja en remoto algunos días, no tiene sentido mantener habilitado su acceso físico a la oficina en esas fechas. Ante estas situaciones se aconseja automatizar la desactivación de accesos en días de teletrabajo y evitar incoherencias en el registro de jornada.

- Incorporaciones temporales sin control específico: Sustitutos, becarios o personal de refuerzo pueden acabar con permisos más amplios de los necesarios, por comodidad o falta de revisión. Para evitar esta circunstancia, hay que establecer accesos limitados por fecha, zona y rol, asegurando que se ajusten al puesto y al periodo concreto.

Cumplimiento normativo y prevención de incidencias

Desde 2019, la normativa laboral exige que todas las empresas lleven un registro horario fiable y verificable (Real Decreto-ley 8/2019). Si el sistema de accesos no está integrado o sincronizado con el de control horario, pueden generar inconsistencias que deriven en sanciones.

Además, el riesgo de brechas de seguridad física aumenta cuando hay menos personal presente y menor supervisión informal. Automatizar el control de accesos ayuda a prevenir errores, reducir riesgos y garantizar que solo accede quien debe, cuando debe y por donde corresponde.

"La flexibilidad del verano no debería traducirse en improvisación en materia de seguridad y cumplimiento. Una correcta gestión del control de accesos permite a las empresas adaptarse con agilidad a los cambios sin comprometer el orden ni exponerse a riesgos innecesarios", concluye Dos Reis.

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