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Ante la dificultad de prever las necesidades de espacio a medio plazo, la alta dirección está abandonando los contratos rígidos y a largo plazo para apostar por modelos de trabajo descentralizados y flexibles.

Así lo refleja un reciente estudio elaborado por International Workplace Group (IWG), tras consultar a consejeros delegados (CEO) y directores financieros (CFO). La conclusión principal es clara: la velocidad a la que evoluciona la tecnología exige una agilidad operativa y financiera sin precedentes en la gestión del espacio de trabajo.

La tecnología redefine la ubicación y la gestión del talento

La incertidumbre sobre la dimensión que tendrán las plantillas en el futuro cercano es el principal detonante de este cambio de paradigma. El 60% de los CEO y CFO encuestados admite que el avance de la IA ha dificultado la previsión de sus necesidades inmobiliarias a dos años vista. Asimismo, un 88% de los CEO considera imprescindible contar con soluciones de espacio flexibles para no poner en riesgo la capacidad de adaptación de la compañía.

Al evaluar cómo la tecnología influye en la ubicación de las oficinas, las prioridades de los directivos se reparten en tres ejes clave:

- Facilidad para el trabajo en remoto (42%): Reduce la dependencia de una sede central corporativa.

- Modelos descentralizados (39%): Impulsa la adopción de redes de oficinas flexibles.

- Acceso al talento global (37%): Permite incorporar profesionales distribuidos geográficamente sin limitación de residencia.

De costes fijos a variables: optimización del capital

El componente financiero juega un papel determinante en esta reconversión. Prácticamente la totalidad de la alta dirección (99,8% de los CEO y CFO) afirma estar transformando la estructura de sus costes inmobiliarios: el objetivo es migrar de un esquema de costes fijos e inversiones intensivas de capital hacia uno variable y flexible, liberando recursos económicos para financiar proyectos de crecimiento.

En este marco, la contención del gasto es una máxima universal: el 99% de los directivos confirma que la reducción de costes influye en la elección de sus sedes, siendo el factor principal para el 27% de ellos.

Para dar respuesta a estas necesidades, las organizaciones están ejecutando diversas acciones concretas:

- Un 57% invierte activamente en modelos de trabajo híbrido.

- Un 55% evalúa la creación de una red de espacios de trabajo próximos al domicilio de sus empleados.

- Un 52% estudia la implantación formal de esquemas de oficinas descentralizadas.

Mas productividad sin renunciar al espacio físico

Frente a la idea de prescindir de la oficina física, los datos revelan que el espacio corporativo mantendrá un rol central. El 76% de los CEO sostiene que el papel de la oficina será aún más relevante en los próximos dos años, mientras que solo un 0,8% opina lo contrario. La diferencia radica en que la sede ya no se concibe como un espacio único y centralizado, sino como un entorno enfocado en impulsar la colaboración, la innovación y la cultura organizativa.

Además, el modelo híbrido respaldado por espacios de proximidad ofrece mejoras directas en la eficiencia operativa: según el informe de IWG, implantar estos esquemas flexibles cerca de los hogares de los profesionales puede elevar la productividad hasta un 11% en los próximos cinco años, convirtiéndose en una palanca estratégica para la atracción y fidelización de talento.

Christian Schmitz, CEO de IWG, comenta que "la IA está acelerando el ritmo de transformación de todas las empresas, y las organizaciones que quieran mantener su competitividad necesitan estrategias de espacios de trabajo que les permitan ampliar o reducir su capacidad con rapidez, reducir costes fijos innecesarios y ofrecer a sus equipos acceso a espacios de trabajo de alta calidad allí donde los necesiten. Se trata de dotar a las empresas de la flexibilidad necesaria para adaptarse a medida que evoluciona la tecnología. Nadie sabe con certeza cómo será su organización dentro de dos años, pero sí sabe que necesitará la agilidad suficiente para responder a los cambios. Precisamente eso es lo que ofrece la plataforma de IWG".

Mark Dixon, fundador y director ejecutivo de IWG, explica que "la IA no es simplemente una nueva ola de innovación. Está acelerando el ritmo de los negocios a una velocidad que pocos podían imaginar, haciendo mucho más difícil que las empresas puedan prever qué necesitarán incluso dentro de dos años. En este contexto, asumir compromisos inmobiliarios de larga duración tiene cada vez menos sentido. El futuro pertenece a las empresas capaces de adaptarse con rapidez, acceder al talento allí donde se encuentre y ofrecer a sus profesionales espacios de trabajo de calidad donde los necesiten. La IA hará que la creatividad, el criterio y la capacidad de adaptación sean aún más valiosos, y los espacios de trabajo flexibles proporcionan precisamente la agilidad necesaria para responder a ese escenario".

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