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La llamada Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) no es tarea sencilla, sobre todo cuando no se cuenta con herramientas digitales que faciliten la tarea de prevenir accidentes laborales, cumplir con la normativa y optimizar los recursos, como es el caso de las plataformas digitales CAE.

A continuación, analizaremos la importancia que tiene la CAE en la subcontratación y los beneficios que conlleva implementar una plataforma CAE como la de Nalanda, una multinacional española que aglutina a grandes empresas y a sus proveedores alrededor de una plataforma digital en la que intercambian documentación, compras, facturas e información empresarial.

¿Qué es la CAE y cómo ayuda a prevenir accidentes laborales?

Comencemos aclarando a qué nos referimos cuando hablamos de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). Se trata de un conjunto de obligaciones y procesos que buscan gestionar y coordinar las actividades de diferentes empresas que trabajan en un mismo proyecto, minimizando los riesgos y asegurando el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad y salud laboral.

Y es que cuando las empresas que comparten un mismo espacio laboral trabajan sin una adecuada coordinación, aumentan los riesgos de accidentes, ya que es más difícil controlar aspectos como la correcta utilización de los Equipos de Protección Individual (EPIs), la formación de los trabajadores o la duplicidad de tareas peligrosas.

Sin embargo, la plataforma CAE de Nalanda, por ejemplo, facilita la gestión documental y la coordinación en tiempo real en los proyectos, permitiendo que las empresas compartan y verifiquen toda la documentación necesaria para garantizar que solo los trabajadores y máquinas aptas puedan acceder a los centros de trabajo. Esto reduce la probabilidad de accidentes, además de que también optimiza los procesos administrativos y mejora la seguridad en el terreno de obra.

Casos que evidencian la importancia de la coordinación en la prevención de accidentes

Existen numerosos ejemplos en los que la falta de una correcta coordinación de actividades empresariales ha tenido consecuencias graves. Por ejemplo, recientemente, se produjo un accidente en una finca de explotación forestal, donde un trabajador de una contratista resultó herido tras el derribo de un pino. Esto trajo como consecuencia que, a la empresa principal se le hiciera responsable solidaria del recargo de prestaciones por falta de medidas de seguridad impuesto a la empresa contratista, puesto que el artículo 24.3 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) se atribuye el deber de vigilancia a la empresa principal cuando la actividad se desarrolle en uno de sus centros de trabajo.

Un caso diferente ocurrió en una empresa de producción de alimentos, donde un trabajador de una empresa contratista de transporte de mercancías sufrió un accidente laboral grave al caer de la plataforma del camión mientras realizaba la carga de palés mediante una transpaleta eléctrica manual, sin protecciones laterales y junto a un muelle, en el centro de trabajo de la empresa principal. Sin embargo, en esta ocasión, se pudo acreditar que ambas empresas coordinaron su labor sobre prevención de riesgos, informando y suministrando al trabajador en cuestión los riesgos específicos de carga y descarga de camiones en los muelles de la fábrica de la empresa titular y en el uso de la transpaleta, por lo que no fueron sancionadas y se declaró “no ha lugar” el recargo de prestaciones de la seguridad social solicitado por el trabajador.

Estos ejemplos muestran claramente que la falta de coordinación y gestión de riesgos aumenta la probabilidad de siniestros, poniendo en riesgo la vida de los trabajadores y la continuidad de los proyectos. Mientras que cuando se cumplen correcta y eficientemente con las obligaciones de coordinación de las actividades empresariales, es menos probable que esto ocurra y, en caso de que se produjese, se puede hacer frente a la situación sabiendo que no se vulneraron las responsabilidades.

Riesgos asociados a una gestión ineficaz en la subcontratación

Por eso, cuando no se gestionan correctamente los aspectos relacionados con la seguridad laboral en la subcontratación, pueden surgir múltiples riesgos, tales como:

Falta de EPIs adecuados: sin una verificación exhaustiva, los trabajadores pueden acceder a los proyectos sin el equipo de protección necesario, exponiéndolos a lesiones graves.

Falta de formación en Prevención de Riesgos Laborales: la carencia de formación específica aumenta la probabilidad de errores peligrosos durante la ejecución de tareas.

Duplicidad de tareas peligrosas: la falta de coordinación puede llevar a que diferentes empresas o trabajadores realicen actividades similares sin una planificación adecuada, elevando los riesgos de accidentes.

Manipulación de maquinaria sin permisos o autorizaciones: la ausencia de control sobre el uso de maquinaria puede derivar en accidentes graves.

Documentación desactualizada o incompleta: la falta de registros actualizados puede impedir una evaluación precisa del estado de seguridad en cada momento.

La clave para evitar estos riesgos radica en una gestión documental eficiente y en la comunicación constante entre todas las partes implicadas:

"En una obra con tres subcontratas diferentes, el CAE fue clave para evitar una colisión entre una grúa y una plataforma elevadora. Gracias a la planificación conjunta, reubicamos horarios y zonas de trabajo", explica Laura M., técnica de prevención en el sector de la construcción.

"El 90 % de las incidencias que detecto en inspecciones vienen por falta de coordinación. Cuando el CAE está bien implantado, se nota: los accesos están controlados, la formación es verificable y se reducen mucho los incumplimientos", afirma Antonio G., inspector laboral en la Comunidad de Madrid.

Obligaciones legales para empresas contratistas y subcontratistas

Las leyes españolas en materia de seguridad laboral establecen obligaciones claras para todos los actores implicados en un proyecto. Las empresas contratistas y subcontratistas deben aportar documentación que garantice su aptitud y cumplimiento legal, como, por ejemplo:

Seguros de responsabilidad civil y coberturas específicas en PRL.

Certificados de formación en PRL y cursos específicos para tareas peligrosas.

Aptitudes médicas y certificados de salud en vigor.

Permisos y licencias para el uso de maquinaria y realización de tareas especiales.

Documentación de cumplimiento ambiental y de calidad cuando corresponda.

Además, la responsabilidad en materia de seguridad laboral es compartida, por lo que ambas partes deben colaborar para garantizar un entorno de trabajo seguro. El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas, cierre de proyectos o incluso responsabilidades penales en caso de accidentes graves.

Asimismo, debes tener en cuenta que el incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones administrativas, multas económicas elevadas y, en casos de accidentes mortales o lesiones graves, procedimientos judiciales que implican responsabilidades penales. De hecho, la responsabilidad solidaria implica que tanto la empresa principal como las subcontratistas pueden ser responsables en caso de no haber gestionado adecuadamente la documentación y los riesgos asociados.

La plataforma CAE de Nalanda: la solución líder en gestión documental y prevención

Desde su aparición en el mercado, la plataforma CAE de Nalanda ha revolucionado la gestión de la coordinación de actividades empresariales en España. Se trata de una herramienta integral que aglutina en una sola plataforma digital a grandes empresas y sus proveedores, facilitando el intercambio de documentación, la gestión de accesos y el control en tiempo real.

Su metodología única combina la gestión de certificados, la validación automática y los permisos específicos para asegurar que todas las partes cumplen en cada fase del proyecto. Los departamentos de administración y prevención se alinean en torno a la documentación verificada, facilitando la coordinación y la seguridad en obra.

¿Por qué es la plataforma CAE más potente?

Gestión de documentación específica y personalizada: permite añadir actas de coordinación, planes de seguridad y otros documentos relevantes.

Control de accesos mediante carnés y códigos QR: garantiza que solo trabajadores y máquinas aptas accedan a los proyectos.

Control de jornadas y presencia: registra entradas y salidas, facilitando informes detallados y evitando horas no trabajadas o fraudulentas.

Certificación y validación en tiempo real: los certificados y permisos se verifican automáticamente, asegurando su vigencia.

Sistema de alertas automáticas: notifica cuándo vencen documentos y requiere su actualización.

Gestión multilingüe y sin limitaciones de almacenamiento: garantiza que toda la documentación esté accesible y segura en cualquier idioma.

Es evidente que la seguridad en el trabajo no es solo una obligación legal, sino una responsabilidad ética y empresarial. Por eso, la coordinación efectiva de actividades empresariales, apoyada en herramientas digitales como la plataforma CAE de Nalanda, es la mejor manera de prevenir accidentes, proteger a los trabajadores y garantizar el cumplimiento normativo.

Por lo que, invertir en una gestión documental eficiente y en plataformas que faciliten la coordinación en tiempo real, además de reducirlos riesgos y posibles sanciones, también mejora la reputación y la eficiencia de las empresas.

Así que no lo pienses más. Recuerda que la seguridad laboral empieza por compartir información y en la plataforma CAE de Nalanda tendrás al aliado perfecto para lograrlo.

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