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Medline Europe ha decidido implementar la solución Destinux con el objetivo de solventar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos que eran administrativos y financieros, una asignación incorrecta de los gastos de viajes a los empleados y divisiones de la empresa, falta de cumplimiento de la política de viajes y un deficiente servicio de atención ante posibles imprevistos a los empleados.

Desde su implantación, Destinux les ha permitido conseguir un ahorro de entre un 13 y un 24%, dependiendo del país, en la gestión de los viajes de negocios. Esto ha sido posible gracias a una correcta asignación de gastos y una digitalización de los procesos que ha redundado en una automatización de autorizaciones y un mayor cumplimiento de políticas de viajes, además de mejorar el servicio a las personas, antes, durante y después del viaje.

Antecedentes y solución a necesidades específicas a nivel de usuario y de gestión

Medline Europe, con un volumen anual en viajes en Europa de 1,8M euros, estaba viviendo complicaciones en la gestión de sus viajes al no disponer de tecnología y un servicio personalizado.

La compañía de healthcare acudió a Consultia para solucionar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos tanto administrativo-financieros (descuadres de gastos, falta de consolidación de los pagos, dificultades que generaban trabajo adicional al departamento con costes adicionales asociados) como el descontento en el colectivo de empleados que tenían que viajar por el mal servicio proporcionado por el anterior proveedor de servicio de viajes.

Con la implantación de Destinux, la solución SaaS de Consultia Business Travel, la empresa consiguió solucionar necesidades específicas gracias a los diferentes módulos de Destinux, tanto a nivel de usuario para poder realizar las reservas de forma personal e individualizada como a nivel de gestión, con módulos que automatizan su política de viajes y de autorizaciones internas y les facilitan tener informes actualizados y digitalizados de los costes y viajes. Además, les ha permitido tener toda la información financiera integrada y disponible en cualquier momento, de forma estructurada y consolidada en un solo lugar.

Por último, todo el equipo de Medline dispone de la asistencia profesional de un Personal Travel Assistant que les asesora, gestiona sus reservas y les resuelve cualquier incidencia durante los viajes, así como una persona experta en MICE que les ayuda en la organización de los viajes y eventos especiales que realizan y de un teléfono de emergencias 24h para darles soporte en los viajes.

Beneficios obtenidos: ahorros en tiempo y dinero

Gracias a todas las funcionalidades de Destinux, la compañía asegura haber mejorado notablemente en el tiempo que empleaban en solicitar una reserva, elegir las opciones, solicitar autorizaciones, recibir los billetes. Tras su implantación, todo ese proceso es más rápido y está centralizado desde Destinux o bien desde el trato directo con el Personal Travel Assistant. Desde el punto de vista del usuario, la directora financiera de Medline, Mariví Martín-Hordanza, destaca ''el trabajo del Personal Travel Assistant, que siempre está disponible, y nos resuelve nuestras dudas, así como nos ayuda en las reservas''. Por el lado de la empresa, ''valoramos haber reducido los tiempos del proceso de gestión de reservas, aprobaciones, contabilización de facturas y poder preparar informes detallados'' y ''el descontento de las personas que viajan ha cambiado a satisfacción''.

Como resultado de las implementaciones establecidas por Consultia Business Travel, desde Medline calculan que han conseguido ahorrar más del 15%, tal y como explica su directora financiera: ''los ahorros vienen principalmente por la digitalización de procesos que supone un ahorro de tiempo al viajero, al autorizador y al departamento administrativo-financiero y la mayor y mejor oferta en los productos a elegir''.

Los buenos resultados que les ha proporcionado Destinux en España han llevado a la compañía a ampliar el servicio al resto de Europa: Portugal, Republica Checa, Eslovaquia, Italia, UK, Irlanda, Alemania, Francia, Austria, Países Bajos, Bélgica, Suiza y Suecia.

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