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El área de RRHH y de IT han operado históricamente en ámbitos distintos: personas y tecnología. Con frecuencia, ambas funciones operan en silos, lo que abre una brecha entre la visión de cada equipo sobre cómo deberían ser procesos empresariales estratégicos, como los viajes corporativos.

Desde la perspectiva de RRHH, viajar es una oportunidad atractiva y un beneficio para el empleado. Para materializarlo, la tecnología debe permitir reservas y experiencias fluidas, algo que exige coordinación estrecha con IT.

Algunas compañías están fusionando ambas áreas para derribar silos y establecer una visión común sobre personas y tecnología, con decisiones más eficientes en costes y orientadas a mejorar la experiencia. El tiempo determinará si compartir un mismo liderazgo funcional es el camino óptimo; aun así, aunque una fusión interna no esté en la agenda, la colaboración constante entre funciones mejora la experiencia y optimiza la gestión del programa de viajes corporativos.

Los equipos no siempre comprenden qué hacen los demás. Responsabilidades, sistemas y modos de trabajar varían significativamente, lo que genera obstáculos si no existe un liderazgo estratégico que coordine.

La colaboración es, por tanto, crítica para un programa de viajes sólido. Reunir especialistas de varias áreas para comunicar de forma consistente necesidades, prioridades y buenas prácticas reduce fricción y permite decisiones rápidas y eficaces. RRHH y IT no son los únicos que deben participar: finanzas es fundamental para asegurar una visión integral que combine la experiencia del empleado, la tecnología y el cumplimiento normativo.

Cuando los departamentos se alinean, el impacto en el empleado es inmediato: procesos más ágiles, sistemas mejor integrados y menor tiempo perdido en aprobaciones. La colaboración sostenida hace que los equipos comprendan objetivos comunes y trabajen de forma más proactiva, algo que se traduce en mejores experiencias también para los clientes.

Una mayor integración prepara la gestión de viajes para el futuro, al permitir analizar el gasto y los hábitos, orientar la definición de políticas y reforzar la supervisión del cumplimiento. La captura de métricas integradas en toda la organización alimenta con datos de calidad los sistemas basados en IA, automatizando tareas administrativas como la gestión de gastos.

Para hacer realidad la colaboración, los líderes deben adoptar una visión holística de los viajes y su impacto transversal, colaborando en el desarrollo de políticas y en la selección de soluciones que respondan a las necesidades del conjunto de la organización. Resulta eficaz designar un liderazgo estratégico con capacidad de mediación y de priorización, definir métricas compartidas y crear mecanismos de coordinación entre equipos.

Es conveniente reservar tiempo de formación para que los equipos se familiaricen con sistemas, políticas y personas, especialmente si se integran funciones. Programas de acompañamiento entre departamentos facilitan relaciones y comprensión mutua. Comunicar beneficios tangibles por rol —ahorro de tiempo en notas de gastos, aprobaciones más ágiles, mayor visibilidad y seguridad— ayuda a que las personas se sientan parte del cambio.

La colaboración constante entre RRHH, IT y finanzas es el puente hacia unos viajes de negocio más productivos, seguros y centrados en las personas. Business travel solo impulsa el negocio cuando el negocio respalda a quienes viajan: con datos integrados, automatización inteligente y una gobernanza compartida que convierte cada desplazamiento en valor medible para la compañía y en una mejor experiencia para el empleado.

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