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Renfe, la compañía ferroviaria española, cuenta desde hace años con un sistema digital de gestión de viajes y gastos basado en la solución cloud de SAP Concur, que ha permitido optimizar procesos y ganar eficiencia. El proyecto fue desplegado en colaboración con Minsait, filial de Indra y partner líder de SAP, y se completó, a nivel global, en tan solo seis meses, alcanzando a más de 16.000 empleados, de los cuales 6.000 realizan viajes con frecuencia.

El objetivo de Renfe era mejorar la experiencia del empleado en la gestión de viajes y gastos, eliminando el uso del papel, digitalizando procesos clave y garantizando el cumplimiento de la normativa interna. Todo ello, enmarcado dentro de una estrategia más amplia de sostenibilidad y eficiencia operativa. La elección de SAP Concur como solución tecnológica, permitió abordar estos objetivos de forma integral, ofreciendo una plataforma intuitiva y conectada con los sistemas SAP de Recursos Humanos y Finanzas. Esta integración ha transformado la manera en que la organización, a través de la dirección general Económico-Financiera en coordinación con la dirección general de Innovación, Sostenibilidad y Transformación Digital, gestiona los desplazamientos profesionales, permitiendo una mayor visibilidad y control del gasto, una toma de decisiones más ágil y una gestión financiera precisa, más eficiente y transparente.

Desde sus inicios, la solución de SAP Concur tuvo un impacto significativo. Tras una prueba piloto y en tan solo dos meses desde su lanzamiento, la solución alcanzó un uso elevado desde las primeras semanas, que se mantiene en la actualidad, entre los empleados, impulsado por una aplicación sencilla y un plan de comunicación eficaz. Se estima que se gestionaron más de 17.000 liquidaciones en este tiempo, con un crecimiento previsto del 15 % anual durante los tres años siguientes.

Esta transformación supuso una mejora inmediata, y cuyos efectos se mantienen, en la eficiencia operativa, al aumentar la autonomía de los empleados, reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y reforzar el control de costes. Además, desde su implantación, ha contribuido de forma directa a los objetivos de sostenibilidad de Renfe, gracias a la drástica reducción del uso de papel y a una gestión documental completamente digital.

Desde la Dirección General de Innovación, Sostenibilidad y Transformación Digital liderada por Sonia Segade, Lourdes Sánchez Peñas, jefa de Área de Soluciones en la nube en Renfe, ha señalado que "desde Renfe, buscábamos una herramienta intuitiva que facilitara la gestión de gastos en un entorno internacional, al contar con empleados expatriados y procesos normativos complejos. Gracias a la implicación de todos los equipos y a la flexibilidad de SAP Concur, conseguimos una solución bidireccional - que seguimos utilizando con éxito- flexible, sin papel y plenamente integrada con nuestro ERP, adaptada a las necesidades reales de nuestra organización".

Por su parte, Joao Carvalho, director SAP Finance & Spend Management, Sur de Europa, ha destacado que, "desde SAP Concur, ponemos el foco en acompañar a las organizaciones y a sus empleados en la transformación de procesos complejos en tareas digitales y ágiles, con soluciones flexibles que se adaptan a cada realidad empresarial. En el caso de Renfe, hemos demostrado cómo nuestra tecnología puede responder eficazmente a las exigencias del sector público español, cumpliendo con los requisitos normativos y facilitando una gestión transparente, eficiente y plenamente digital".

La eliminación total del papel ha sido posible gracias al reconocimiento automático de tickets y facturas, con plena validez legal al estar certificado por la Agencia Tributaria. Además, el sistema incorpora un control normativo automatizado, con reglas que alertan en tiempo real sobre posibles desviaciones respecto a la política corporativa, lo que permite una supervisión inmediata por parte de los departamentos responsables

Asimismo, y durante este tiempo, la integración nativa con los sistemas SAP de Recursos Humanos y Finanzas ha facilitado un flujo de información bidireccional, acelerando tanto la contabilización como el reembolso de los gastos. A esto se suma una potente capa analítica, con dashboards y datos segmentados por viaje, departamento o periodo, que ofrecen a la organización una visibilidad integral del gasto corporativo.

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