AltoDirectivo

En muchas pymes, la inteligencia artificial todavía se reduce a unas pocas pruebas puntuales de algunos equipos. Es una forma demasiado limitada de entenderla. La cuestión no es añadir otra herramienta a la empresa, sino liberar a los equipos de tareas que ocupan tiempo innecesariamente, retrasan las decisiones y hacen que el día a día sea más frágil. La cuestión no es adoptar la IA, sino incorporarla al trabajo de cada día

Una herramienta aislada puede ahorrar tiempo a una persona del equipo, pero no cambia la forma de trabajar de una empresa. La diferencia está en integrarla en un proceso que ya existe, con los datos adecuados, las reglas de negocio y una responsabilidad claramente definida.

Para quien dirige una empresa, el mejor punto de partida es detectar dónde se atasca el trabajo. ¿Qué tareas hacen que varias personas dediquen tiempo a un resultado limitado? ¿Qué decisiones se retrasan porque hay que buscar información, hacer comprobaciones manuales o intercambiar varios mensajes? Las empresas que mejor avancen no serán las que acumulen más herramientas, sino las que consigan simplificar estos procesos.

Lo cierto es que el coste de no actuar está en las tareas que no se ven. En una pyme, el peso del trabajo administrativo rara vez resulta evidente. Se reparte entre las búsquedas de información, las comprobaciones, los datos que hay que introducir varias veces, las consultas recurrentes y las correcciones de última hora. Juntas, estas tareas alejan a los equipos de los asuntos que realmente requieren experiencia.

La nómina y los RR. HH. concentran muchas de estas dificultades. Hay numerosas reglas que aplicar, los datos son sensibles y los errores pueden salir caros. Preparar una nómina, entender por qué ha cambiado un coste o responder a una pregunta sobre una norma interna todavía exige a menudo consultar varias fuentes antes de poder actuar.

En las consultas sobre el cálculo del IRPF, facilitar el acceso al conocimiento experto ha permitido reducir un 20% las solicitudes dirigidas al equipo de soporte.

Sin embargo, estos datos ya existen en la empresa. El problema no es que falten, sino que no siempre resulta fácil encontrarlos y utilizarlos. Mientras la información siga repartida entre herramientas, archivos y conversaciones, los equipos continuarán dedicando tiempo a buscar y comprobar datos en lugar de centrarse en tareas de mayor valor.

La confianza es imprescindible para aplicar la IA a gran escala

En ámbitos como la nómina y los RR. HH., no podemos conformarnos con una respuesta que parezca correcta. El sistema debe trabajar con datos fiables, fuentes identificadas y reglas de negocio claras. Además, las acciones que realiza deben quedar registradas. Cuando una decisión afecta a la empresa o a una persona empleada, hace falta validación humana.

El valor no está en hablar con un programa - Está en que la tecnología ayude a que un proceso avance sin perder fiabilidad ni dejar dudas sobre quién responde de cada decisión. Preparar una tarea, detectar un dato que no encaja o dejar la información lista para utilizarla: esos son los usos que realmente importan.

En la preparación de la nómina, esto puede traducirse en trabajar directamente con el archivo de origen, sin tener que prepararlo antes; revisar los datos antes de incorporarlos y señalar cualquier anomalía que haya que comprobar. Al revisar las nóminas, se pueden detectar y explicar los cambios respecto al mes anterior.

Así, los equipos no tienen que repasar cada dato línea por línea como parte de su trabajo habitual. Pueden centrarse en los casos que requieren su criterio y decidir si confirman o no una modificación de la nómina.

Las pymes no perderán tiempo por no elegir la herramienta adecuada. Lo perderán si los equipos siguen dedicando tiempo a tareas que los sistemas ya podrían preparar, revisar o simplificar.

*Si te ha resultado interesante este artículo, te animamos a seguirnos en TWITTER y a suscribirte a nuestra NEWSLETTER DIARIA.

Alto Directivo