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El 49% de las empresas siguen confiando en los procesos de gestión de gastos manuales, a pesar de que conllevan altos costes de procesamiento, falta de control, una visibilidad inadecuada de los gastos, una aplicación deficiente y un incumplimiento de las políticas de viaje, además de plazos de reembolso largos para los empleados. Así lo pone de manifiesto el Informe de Tendencias de la gestión de gastos, publicado por Captio, que tiene como base cerca de 550 entrevistas a profesionales de las finanzas de todos los sectores. 

Según el informe, el 79 % de las empresas encuestadas dispone de políticas de gastos de viaje y representación por escrito. Sin embargo, el 72 % de esas empresas deja el cumplimiento en manos de los empleados o realiza revisiones manuales del respeto de esas políticas. Dejar el cumplimiento en manos de los empleados o auditar manualmente los informes de gastos es un enfoque incoherente que deja a las empresas vulnerables ante los gastos fraudulentos o excesivos. 

Además, el informe también identifica varias tendencias clave que favorecerán a corto y medio plazo el uso de soluciones que automatizan la gestión de gastos por parte de las pequeñas, medianas y grandes empresas. En este sentido, un 23 % de las empresas prevé cambiar a una solución web para la gestión de gastos o cambiar a un nuevo proveedor. Las empresas con menos de 100 empleados están liderando el camino, ya que un 26 % de las encuestadas planea cambiar a una solución web. Si miramos al futuro, más de tres cuartas partes de las empresas que planean mejorar su proceso de gestión de gastos lo harán en los próximos 12 meses.

Simplificar el proceso de gestión de gastos para los empleados y supervisores es la primera razón por la que las empresas encuestadas están cambiando a este sistema. Un 85 % de las empresas encuestadas señala la simplificación de los procesos de gestión de gastos como una motivación para la automatización. Simplificar los procesos relacionados con los gastos ha sido un factor motivador del cambio a las soluciones web desde 2013. Esto muestra el gran impacto que tiene la gestión de gastos en las empresas de todos los tamaños.

Este informe ha sido realizado por el Grupo Certify, el mayor proveedor independiente de software para la gestión de gastos corporativos, del cual forma parte Captio

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